Zienn - opvang en ondersteuning 0900 118 88 81

Privacyverklaring

Hier vind je de privacyverklaring van Zienn. Wij vinden het belangrijk om goed om te gaan met je privacy. Onze privacyverklaring gaat over onze en onze zorg- en dienstverlening.

Privacyverklaring

Zienn verwerkt persoonsgegevens om haar werk goed te kunnen doen. Het is onze verantwoordelijkheid om goed en veilig met persoonsgegevens om te gaan. In deze privacyverklaring vertellen we:

  1. wanneer we persoonsgegevens verwerken
  2. waarom we persoonsgegevens verwerken
  3. hoe we dat doen
  4. hoe lang we dat doen
  5. hoe we omgaan met delen van persoonsgegevens
  6. hoe je inzage kunt krijgen in de persoonsgegevens die Zienn van je verwerkt en welke rechten je hebt
  7. wat je kunt doen als je een klacht hebt over de privacy bij Zienn
  8. hoe we persoonsgegevens beveiligen

Je kunt onze privacyverklaring hier downloaden.

Vragen? Functionaris Gegevensbescherming

Heb je vragen, tips, opmerkingen over de verwerking van persoonlijke gegevens bij Zienn? Die kun je kwijt bij onze Functionaris Gegevensbescherming. Dat is Sabrina Westra en ze is te bereiken via:

Algemene Contactgegevens van Zienn

Het Centraal Bureau van Zienn zit in Leeuwarden

Oostergoweg 1-d
8911 MA Leeuwarden
T. 088 – 06 63 000
E. Info@zienn.nl

Verwerking persoonsgegevens door Zienn

  1. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Zienn verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten en/of wanneer je deze zelf aan ons verstrekt. Denk aan wanneer je opvang of begeleiding van ons krijgt, maar ook aan wanneer je een webformulier op onze website invult.

Als je begeleiding van ons krijgt
Als je opvang en/of begeleiding van ons krijgt, registreren wij persoonlijke gegevens van je. Dit doen we om goede begeleiding te kunnen geven. Jouw persoonlijke – en begeleidingsgegevens verzamelen we in een dossier. Alleen begeleiders die jou begeleiden mogen in je dossier en jij kunt altijd gebruik maken van je recht op inzage, wat betekent dat je altijd je eigen dossier in mag zien.

Als je een formulier op onze website invult en verzendt
Als je een formulier op onze website invult krijgen wij persoonlijke gegevens van je zodra je dit formulier verzendt. Bijvoorbeeld:

  • als je een vraag stelt via ons vragenformulier;
  • als je je aanmeldt voor opvang of begeleiding via ons aanmeldformulier;
  • als je een tip, compliment of klacht achterlaat via het daarvoor bestemde webformulier;
  • als je je aanmeldt als vrijwilliger voor enkele van onze vrijwilligersfuncties;
  • als je je via een webformulier aanmeldt voor een van onze nieuwsbrieven of een evenement;
  • als je je aanmeldt als donateur van de Vrienden van Zienn;
  • als je solliciteert op één van onze vacatures;
  • als je een vraag stelt via één van onze social media accounts.

Wij vragen per formulier alleen die gegevens uit die nodig zijn om jouw aanvraag goed te verwerken

Via tracking cookies op onze website
Met cookies wordt er informatie verzameld over je bezoek aan onze website, inclusief de pagina’s die je bekijkt en links waarop je klikt. Wij gebruiken deze cookies om het aantal bezoekers aan onze websitepagina’s te kunnen analyseren en onze website te verbeteren. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen noch op te slaan.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

 Via onze website  In onze begeleiding
  • voor- en achternaam
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • geboortedatum
  • alle bovenstaande plus opleidings- en loopbaangegevens bij sollicitaties via de mail
  • voor- en achternaam
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • burgerservicenummer (BSN)
  • opleiding
  • beroep

Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?

Zienn verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van je:

 De website  Onze begeleiding
  • gegevens betreffende gezondheid en leefsituatie*
  • psychische gegevens*

* Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer je ze zelf aan ons verstrekt.

  • gegevens betreffende gezondheid en gedrag
  • fysieke gegevens
  • leefgewoonten
  • financiële gegevens
  • gerechtelijke gegevens
  • beeldopnames (camerabewaking)

Waarom en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Zienn verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

 Verwerkingsdoel
  • om je aanmelding of vraag in behandeling te kunnen nemen;
  • om je opvang of begeleiding te kunnen bieden;
  • om je te kunnen bellen of mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • voor de werving van nieuwe medewerkers, vrijwilligers en donateurs;
  • om de veiligheid in en om onze voorzieningen te kunnen waarborgen;
  • als het wettelijk verplicht is om persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld bij gegevens die wij nodig hebben voor belastingaangifte of voor verantwoording aan onze accountant.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Zienn bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Hieronder staat hoe lang wij de verschillende categorieën persoonsgegevens bewaren, oftewel onze bewaartermijnen.

Categorie  Bewaartermijn Doel
NAW-gegevens en contactgegevens
(NAW= Naam, Adres, Woonplaats)
3 maanden of
10 jaar
Als je je aanmeldt of een vraag stelt maar uiteindelijk geen cliënt van ons wordt, bewaren we de gegevens 3 maanden. Het kan namelijk voorkomen dat je binnen de 3 maanden alsnog cliënt bij ons wordt. Door de gegevens 3 maanden te bewaren, kunnen wij je dan beter van dienst zijn. Word je cliënt, dan krijg je een cliëntdossier en komen deze gegevens in je dossier. Cliëntdossiers bewaren we 10 jaar.
Gegevens betreffende gezondheid, psychische gegevens en persoonlijke gegevens 3 maanden of
10 jaar
We bewaren je gegevens sowieso 3 maanden als je je aanmeldt of een vraag stelt. Word je cliënt, dan krijg je een cliëntdossier en komen deze gegevens in je dossier. Cliëntdossiers bewaren we 10 jaar.
Financiële gegevens 7 jaar We zijn wettelijk verplicht om fiscale gegevens 7 jaar te bewaren.
Camerabeelden 4 weken In onze voorziening kan er sprake zijn van cameratoezicht om de veiligheid in en om onze voorzieningen te kunnen bewaken. We bewaren camerabeelden 4 weken.
Gegevens in het kader van een sollicitatieprocedure 4 weken of 1 jaar met
toestemming
Sollicitatiegegevens worden na beëindiging van de sollicitatieprocedure maximaal 4 weken bewaard en met toestemming 1 jaar.

Hoe gaan we om met het delen van persoonsgegevens

Bij de start van de begeleiding nemen wij met je door met welke andere organisaties (derden) wij gegevens uitwisselen, je ondertekent daarvoor een formulier. Wij verstrekken geen gegevens aan anderen zonder jouw toestemming, behalve bij een wettelijke verplichting, bij gevaar voor iemands leven of gezondheid (een vitaal belang) of bij een overeenkomst waar Zienn uitvoering aan moet geven.

Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen dat ook zij je gegevens juist en vertrouwelijk verwerken en beveiligen. Zienn blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen door anderen.

Wat zijn je rechten?

Iedereen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft rechten. Deze rechten en de uitoefening daarvan kunnen per doelgroep en verwerking verschillen. In het algemeen zijn er de volgende rechten:

  • het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je het recht hebt om de gegevens die Zienn van je verwerkt, te ontvangen. Op deze manier kun jij de gegevens overdragen aan een andere partij;
  • het recht op vergetelheid. Dit betekent dat je recht hebt om ‘vergeten’ te worden, oftewel je recht op vernietiging van je gegevens door Zienn. Dit kan wanneer Zienn je gegevens niet meer nodig heeft, wanneer je eerder toestemming hebt gegeven om je gegevens te delen maar deze toestemming intrekt, wanneer je een bezwaar indient of bij onrechtmatige verwerking van je gegevens;
  • het recht op inzage. Je hebt recht om de persoonsgegevens in te zien die wij van je verwerken;
  • het recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt recht om de persoonsgegevens die Zienn van je verwerkt, te wijzigen of te laten aanvullen;
  • het recht op beperking van de verwerking. Je recht is om minder gegevens te laten verwerken;
  • het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering houdt in dat er automatische besluiten worden genomen door computerprogramma’s of –systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Zienn) tussen zit. Zienn maakt hier geen gebruik van;
  • het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Uitzonderingen recht op vergetelheid

Het recht om je gegevens te verwijderen vervalt wanneer:

  • de verwerking is noodzakelijk om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen. Daarmee doet de AVG recht aan het principe dat privacy en vrijheid van meningsuiting gelijkwaardige grondrechten zijn;
  • de organisatie verwerkt de gegevens omdat er een wettelijke verplichting is om dat te doen;
  • de organisatie verwerkt de gegevens om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen;
  • de organisatie verwerkt de gegevens voor een taak van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid;
  • de organisatie moet de gegevens in het algemeen belang archiveren;
  • de gegevens zijn noodzakelijk voor een rechtsvordering.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Zienn neemt de bescherming van je gegevens serieus en we beveiligen je persoonsgegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. Daarmee gaan we misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van je gegevens tegen. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@zienn.nl.

Wat als je een klacht hebt over de privacy bij Zienn?

Heb je een klacht over de privacy bij Zienn? Dan kun je het volgende doen:

  • ben je al een cliënt van Zienn? Dan meld je je klacht bij je begeleider of het hoofd van je locatie. Als je dat lastig vindt of als jullie er samen niet uitkomen, kun je contact zoeken met onze klachtenfunctionaris via onze website of mail naar klacht@zienn.nl;
  • ben je nog geen cliënt van Zienn? Meld je klacht dan bij onze klachtenfunctionaris via onze website of mail naar klacht@zienn.nl;
  • privacy klachten kun je ook altijd indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link. Adresgegevens zijn: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ, Den Haag, Tel: 0900-200 12 01;
  • je kunt contact opnemen met een onafhankelijke cliënt ondersteuner.

Tot slot

Heb je vragen, tips, opmerkingen over onze privacy of deze privacyverklaring? We horen ze graag! Je kunt deze kwijt bij onze Functionaris Gegevensbescherming Sabrina Westra. Hoe je haar kunt bereiken staat bovenaan dit document.

Definities

Persoonsgegevens:
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.

Gegevensverwerking:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van automatisering, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, uitwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Grondslag:
Gronden op basis waarvan gegevensverwerking mag plaatsvinden.

Gerechtvaardigd belang:
Een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke kan aanwezig worden geacht in het geval dat de betreffende verwerking voor laatstgenoemde noodzakelijk is om zijn reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen verrichten.
De verantwoordelijke kan zijn beroep of bedrijf niet goed uitoefenen indien hem de mogelijkheid zou worden ontzegd de met het oog daarop noodzakelijke gegevens te verwerken.